客户答谢会筹备案

　　活动负责人：

　　总协调：销售部

　　协调跟进：康乐部、销售部、企划部。

　　物资采购：财务部，采购部，企划部。

　　宴会总指挥：餐饮部经理

　　总策划督导：企划部郭升亮

　　实施协助：客房部*副经理、康乐*副经理、销售部*副经理

　　接待人员：酒店领导销售部全体人员

　　筹备计划：

　　19日下班前确认完毕：

　　1、将邀请信息或邀请函发送出去。（销售部）

　　20日下班前确认完毕：

　　1、落实礼品款项（财务部）

　　2、下采购单（餐饮部、康乐部、企划部）

　　21日下班前确认完毕：

　　1、组织人员检查接待场地的设备设施、卫生情况。（总办）

　　2、检查灯光、音响，保证正常使用；制订突发事件预案。（工程部）

　　22日下班前确认完毕：

　　1、汇总反馈实到人数和车辆，准备好欢迎辞和演讲稿。（销售部）

　　2、做好保卫工作，指挥车辆的停放的预案，制订好应急预案。（安保部）

　　3、准备好影音资料。（企划部）

　　23日下班前确认完毕：

　　1、康乐部餐饮部需要物资、礼仪小姐绶带、嘉宾襟花、礼品到位（采购部）

　　2、员工节目彩排（工会）

　　3、会标制作。（总办）

　　24日：

　　1、上午8：00确认康乐部餐饮部需要物资、礼仪小姐绶带、嘉宾襟花、礼品、会标、鲜花到位。（销售、采购、康乐、餐饮）

　　2、上午9：00前跟踪各项横幅的挂置情况是否到位。（总办、销售）

　　3、上午9：00前协助悬挂横幅等由工程部经理协调。

　　4、中午12：00前确认会场布置。（康乐、销售）

　　5、下午2：00前保安到位，6名迎宾小姐到位，在客人到达酒店门口的时候须注重礼节。（安保部）

　　6、下午3：00销售部人员在迎宾楼门口迎接宾客，宾客到店后由销售部人员分组引领客户进入演艺厅。（销售）

　　7、下午3：00门童到位做好接车送车工作。（前厅）

　　8、下午4：00前确认用餐人数。（销售）

　　9、下午4：30前摆好台、用餐的餐具、提供优质服务。自由交流区服务员必须保证每位嘉宾的杯子都有酒或饮料，加强出品的质量和出品的速度，严防出现卫生问题（餐饮）

　　24日答谢酒会活动流程：

　　3:00签到、引领、留影，会场暖场音乐PPT播放。

　　安排6名迎宾小姐，宴宾楼门口2名、领位4名.准备好酒店礼品及宣传资料，销售部派专人负责礼品资料的发放，摄影师留影。（销售部和康乐部）

　　在优美的背景音乐下销售人员与客户自由交流畅谈

　　4：00答谢会开始

　　4：05公司领导致辞：

　　4：10代表公司致欢迎辞及公司发展设想、经营理念、过去一年的大事记。

　　4：40客户代表致辞（2位）。

　　4:45公司员工自备节目表演节目。

　　5：10答谢会结束，宴会开始。（可由销售人员陪同赴宴）

　　总经理带领度假村经理及销售人员向来宾敬酒。（席间可摄影、摄像留影。)

　　6:30由销售部派出客户专员全程陪同体验温泉。

　　八、场地布置、气氛营造：

　　1、凤山温泉宴宾楼正门悬挂欢迎横幅一条，内容为“热烈欢迎莅临凤山温泉2007年客户答谢会的各位嘉宾”。宴宾楼大厅摆放温泉相关介绍的展架。

　　2、在凤山温泉大门口、宴宾楼餐厅门口处摆放水牌各一个，内容为“热烈欢迎莅临凤山温泉2007年客户答谢会的各位嘉宾”，在喷泉放置拱门和气球内容为“热烈欢迎莅临凤山温泉2007年客户答谢会的各位嘉宾”。

　　3、“凤山温泉客户答谢会嘉宾签到处”台卡一个，且摆放到签到台上（签到台摆放在宴宾楼大厅）。

　　4、悬挂好晚会横幅，内容为“凤山如家，尽享真情-----凤山温泉2007年度客户答谢会”。（企划部制作背景）

　　5、采购准备好朵胸花（以21日销售部提供的人数为准），由销售部人员在来宾签到时为来宾戴上，以示隆重。

　　6、康乐部负责摆台：康乐部还负责布置会场内气氛，具体可参考圣诞节晚会的布置方案。

　　十、跟进部门：

　　总办：21日组织人员检查接待场地的设备设施、卫生情况；会标制作。

　　销售部：19日开始将邀请信息或邀请函发送出去（各销售人员）；

　　22日下班前汇总反馈实到人数，并知会各部门（主管负责），准备好欢迎辞和演讲稿。

　　24日上午9：00前跟踪各项横幅的挂置情况是否到位。

　　24日下午2：00销售部人员在迎宾楼门口迎接宾客，宾客到店后由销售部人员分组引领客户进入演艺厅。

　　26日下班前销售人员对收集的信息进行整理交企划部制作通讯录。

　　安保部：22日做好保卫工作，指挥车辆的停放的预案，制订好应急预案。

　　24日下午2：00前保安到位，在客人到达酒店门口的时候须注重礼节。

　　前台：24日3：00门童到位做好接车送车工作。

　　康乐部：24日上午8：00确认嘉宾签到台上所须物品，

　　康乐部准备一张签到台，销售部跟进台面放置一个“请赐名片”的小牌、托盘和鲜花一盆。来宾签到，交换名片并领取礼品（收集信息制作通讯录）。

　　24日12：00前确认会场布置。

　　餐饮部：24日16：00前摆好台、用餐的餐具、提供优质服务。自由交流区服务员必须保证每位嘉宾的杯子都有酒或饮料，加强出品的质量和出品的速度，严防出现卫生问题。

　　工程部：21日检查大厅的灯光、音响，保证大厅的正常使用，

　　24日9：00前协助悬挂横幅等由工程部经理协调。

　　财务部：20日落实礼品款项。

　　采购部：23日前采购餐饮部需要物资、礼仪小姐绶带、嘉宾襟花、礼品等。

　　企划部：22日准备好影音资料。

　　27日制作通讯录。

　　十一、活动经费：

　　餐饮费用：酒水饮料等元/位，计元

　　正餐按元/人成本计算，总计元

　　礼品费用：初定产品元/人，（免费自助餐券张、标准房免费券张、免费康乐票张、温泉体验门票张，成本控制约元/人计元）

　　奖品成本：初步拟订为元/人。

　　其他杂费：相关制作费用等按人民币元计算。

　　活动预算总费用：人民币元。

　　该次活动参加人数较多，大都来自教育口，影响广泛，且该次活动的接待质量将影响我公司与他们的长久合作，望各部门给予高度重视，通力配合，共同使此次接待工作顺利圆满完成！